Bir akademik konferansta herkese açık genel bir oturumu yönetmeniz için davet edildiniz ve hemen kabul ettiniz. İşte bu noktada dikkat etmeniz yapmanız gereken bazı şeyler var çünkü genelde bu tarz oturumlar konferans takviminin en önemli zamanında gerçekleşir ve alanında uzman kişilerin genel konuları tartışacağı bir oturum olur.

pccs2009_opening_plenary_session_at_cairns_convention_centreOturumu yöneten kişi olarak sizin buradaki rolünüz oldukça önemlidir. Öncelikle unutmayın ki bu bir tek kişilik konuşma değildir, yani ortada yapılacak herhangi bir sunum yoktur. Öncelikle panele katılacak kişileri kısa özgeçmişleri ile tanıtmanız gerekir. Bu yüzden katılımcılar ile ilgili bazı önemli bilgileri önceden öğrenin. Ardından sorularınız hazırlayın. Konuşmacılar arasında diyalog oluşturabilecek ve izleyenlerin konuyu net bir şekilde anlayabileceği ve takip edebileceği nitelikte sorular hazırlayın. Tabii ki kapanış konuşmasını da siz yapacaksınız bu yüzden buna karşı da hazırlıklı olun.

Başarı için 6 ipucu
Bu tarz genel oturumlarda izleyen sayısının fazlalığını göz önüne alacak olursak, başarılı bir yönetim hem konuşmacıların hem izleyenlerin hem de zamanın iyi bir şekilde yönetilmesine bağlı olacaktır. Bu yüzden şunlara dikkat edin:

  1. Panel konuşmacılarının tanıtımlarını kısa tutun çünkü zaten detaylı biyografileri konferans materyallerinde vardır ayrıca izleyenler de konuşmacıların tartışmalarını izlemek için buradalar onların önceden neler yaptığını duymak için değil.
  2. Panelistlerin sorduğunuz sorulara cevap verirken konuyu fazla dağıtmalarına izin vermeyin. Konuşmacıların sorulara odaklanmasını sağlamak ve kendi görüş açılarını ifade etmelerine yardımcı olmak da oturumu yöneten kişi olarak sizin görevinizdir.
  3. Eğer konuşmacıların daha detaylı sunumlar ve çalışmalar yapacağı bir oturum düzenlenmiş ise, izleyenleri de panel boyunca soru sormaları için yönlendirebilirsiniz. Daha interaktif bir oturum için topluluğu yönetmek de sizin sorumluluğunuzdadır.
  4. Soru-Cevap formatı hakkında önceden kara verin. Örneğin izleyenlerden soru alacaksanız bunu önceden mi yapacaksınız, oturum içerisinde, konuşma aralarında mı yapacaksınız ya da soru-cevap bölümünü oturumunun sonuna mı saklayacaksınız.
  5. İzleyenler soru sorarken onları yönlendirmek ve yönetmek de sizin görevinizdir. Onlar soru sorarken kendi araştırmalarının reklamını yapmalarından çok soruya odaklanmalarını sağlamalısınızdır.
  6. Son olarak oturumun hangi tonda ve formatta yapılacağını siz belirlemesinizdir. Profesyonel, yetkin ve üretken bir oturum hem izleyenlere hem de konuşmacılara keyif verecektir.

Tüm iş basitleştirmek
Oturumu yönetirken heyecanlı veya stresli olabilirsiniz fakat bunu yansıtmamanız oldukça önemlidir. Çünkü siz buraya birçok akademisyen arasından çağırıldınız ve saygı duyulan bir pozisyonda bulunuyorsunuz. Bu yüzden öncelikli göreviniz hem konuşmacıları hem de izleyenleri rahatlatarak harcadıkları paranın ve zamanın karşılığını almalarını sağlamaktır. Konuşmaları ve tartışmaları basitleştirmek üzerine odaklanın, bu sayede havada uçuşan bilgiler de su gibi akacaktır.

Share Button