Konferans Sunumlarında Soru ve Cevap Oturumunda Nasıl Başarılı Olunur?
Konferans sunumları denildiğinde farklı çeşitlerde sunumlar aklımıza gelir. Bunlar; tam metin bildiri, kısa makale, poster, panel sunumu, workshop ve yuvarlak masa toplantısıdır. Her biri kendi içinde farklılıklar içerir ve farklı hazırlanış teknikleri vardır. Aslında bir sunum hazırlamak bir araştırma makalesi veya rapor yazarken yapılanlardan çok farklı değildir. Ancak, bir konuyu ikna edici bir şekilde sözlü olarak sunabilmek için onu iyice anlamak gerekir. Bunun için de gerekli ve uygun kaynakları araştırmanız ve doğru bilgileri edinmeniz gerekir. Bunun yanında, yazılı bir makale, deneme veya rapor ile sözlü bir konferans sunumu arasında önemli farklılıklar da vardır. Bir konferans sunumunun tanıtımı, yazılı bir metinden çok daha uzun olmalıdır. Konferans sunumunda tekrarlama çok önemlidir. Bir izleyicinin bilgiyi anlamak için birkaç kez ve farklı şekillerde duyması gerekir. Oysaki yazılı bir metinde, okuyucu gerektiğinde anlamadığı yeri geri dönüp tekrar okuyabilir.
Başarılı bir konferans sunumu nasıl olmalıdır diyorsanız, şu ipuçlarına göz gezdirin: dinleyici kitlenizin ihtiyaç ve beklentilerini analiz etmeniz çok önemlidir. Sesiniz açık ve belirgin olmalıdır. Telaffuz konusunda eğer zorluk yaşadığınızı biliyorsanız, normalden biraz daha yavaş konuşmalısınız. Hedef kitlenizle göz temasınızı koruyun. Ciddi, arkadaş canlısı, samimi ve kendinizden emin görünmeye çalışın. Konuşma için size ayrılan süre içinde kalmanızı sağlamak için sunum öncesinde pratik yapın. Sunumunuzu ezberlemek veya okumak yerine notlarınızı kullanarak izleyicilerinizle konuşmayı deneyin.
Tam Anlamıyla İyi Bir Konferans Sunumu
Çoğu konferans sunumu tahmin edilebilir bir düzende düzenlenmiştir. Üç ana aşaması vardır: giriş (onlara neyi ve niçin anlatacağınızı söyleyin), gelişme (girişte söylediklerinizi detaylandırın) ve sonuç (bulgularınızı söyleyin ve son bir özet geçin). Bir sunumda bu bölümler açıkça bulunmadığında veya ifade edilmediğinde, dinleyicilerin söylenenleri takip etmesi çok zor olabilir.
Her sözlü sunumun sonunda ise anlaşılmayan yerleri ortaya çıkarmak ve sunumu başarıya ulaştırmak için Soru ve Cevap oturumu gerçekleştirilir. Her konferans sunumunun tipik bir sonu olan Soru ve Cevap oturumları, insanların size doğrudan soru sorma zamanıdır. Sunum veya ilgili konularda sorular size sorulabilir. Nasıl bir soru ile karşılaşacağınızı asla bilemezsiniz, bu yüzden de birçok insan bu oturumlardan çok korkar. Aslında Soru ve Cevap oturumlarından korkmaya gerek yok. Bu kısmın size bazı yararları bile var; izleyiciyi meşgul etme şansı verir, konunuz hakkında daha ayrıntılı konuşmanıza izin verir, sorunları ve boşlukları tanımlayarak araştırmanıza yardımcı olur.
Soru ve Cevap Oturumlarında Nasıl Başarılı Olunur?
Sunumunuzu planlarken yaptığınız arka plan çalışması, soruları etkili bir şekilde ele almanın anahtarıdır. Sunumunuz için kesin bir odak konu tanımladıysanız ve bunu arka planda ayrıntılı bir şekilde araştırdıysanız, sorulara tam doğru cevapları verme olasılığınız daha yüksektir. Sunumunuzu planlarken yapmanız gerekenler şunlardır: konuşmanıza soruları ne zaman alacağınızı belirleyin ve izleyicilerinizi bilgilendirin; sorular için yeterli zaman ayırmayı planlayın; açık ve anlaşılır biçimde dinleyicilerinizi yönlendirin: “Sunumumun sonuna geldik. Şimdi sorularınızı alabilirim.”. Kimse soru sormuyorsa tartışmaya kendiniz başlayın ve tartışılacak konuları tanımlayın: “Belirttiğim dört ilkeyle ilgili bir sorunuz var mı?”. Konuşmalarınızın dışında kalan soruları yanıtlamaktan kaçının: “Korkarım, bu soru bugünkü sunumun işlediği hedefler dışında kalıyor. Belki daha sonra birlikte konuşmaya devam edebiliriz?”.
Soru ve cevap oturumlarındaki ana sorunlardan biri, sunum yapan kişinin bazen uygunsuz bir cevap vermesidir. Bunun nedeni, bir sorunun yanlış yorumlanmış olması veya sorudaki birkaç kelimenin duyulması olabilir. Bunun önlemek için ‘en iyi’ cevabınızla ilgili erken çıkarımlardan önce bir sorunun tüm bölümlerini dinleyin. Soruyu anlamadığınızdan endişeleniyorsanız, cevaplamadan önce soruyu netleştirin. İzleyicinin geri kalanını soru ve cevap aşamasına dahil edin (ve soru soran ile genişletilmiş diyaloglardan kaçının), tüm izleyicinin soruyu ana hatlarıyla duyduğundan ve anladığından emin olun. Bir soruyu cevapladığınızda, cevabınızı hem sorana hem de diğer izleyicilere yönlendirin. Cevaplarınızı mümkün olduğunca kısa tutmaya çalışın ve diğer sorulara olabildiğince yer vermeye çalışın. Önceden gelebilecek muhtemel sorular ve cevapları hakkında hazırlıklı olun ve düşünün. Sunumunuz bittiğinde izleyiciye kaç soru alacağınızı bildirebilirsiniz. Bir soruya “bilmiyorum” demekten sakın korkmayın. Göz teması ve beden dili aracılığıyla grubu cevaplarınıza ekleyin. Kimseyle tartışmayarak muhalefeti doğrulayın; bir konuda farklı düşünceler olduğunu unutmayın.
