18

Proje ve Hibe Tekliflerinin Bütçe Bölümünün Taslağını Oluşturmaya Yönelik Faydalı İpuçları

This article is also available in: English, Russian, Portuguese, and Spanish

İyi bir araştırmacı ve proje önerisi yazarı olduklarını düşünen kişiler genellikle proje tekliflerinin çoğunu zahmetsizce gözden geçirir ve bu kişilerin pek çoğu bütçe kısmını yazmayı oldukça zor bir iş olarak nitelendirmektedir. Bu kısmı yazmak gerçekten de zahmetli olabilir. Bununla birlikte, projenizin maliyetlerini nasıl sunacağınız gibi hibe yazmanın bazı temel ilkelerini bilmek, bir hibe yazmayı daha az stresli hale getirebilir. Yazımızda bilimsel araştırma yapabilmenin altın anahtarını size sunacak yolu göstermek için bir proje hibe teklifi alabilmenin temel gerekliliklerinden ve özellikle de bir araştırma projesi hibe teklifinde bütçe bölümünün öneminden bahsedeceğiz.

Bunu yapabilmek için öncelikle proje başvurusundaki olmazda olmaz bölümlerden ve bazen de en önemli bölümlerden biri olan bütçe bölümünün ayrıntılı yapısını incelememiz gerekiyor. Genel işletme bütçesi ve çeşitli konular da dahil olmak üzere örnek bir araştırma projesi bütçesinin ayrıntılı dağılımı aşağıda detaylı olarak verilmektedir:

a. Doğrudan maliyetler:

  1. Personel maliyetleri
  2. Yinelenen giderler
  3. Yinelenmeyen giderler
  4. Seyahat masrafları
  5. Konferans ücretler

b. Dolaylı maliyetler:

  1. Kütüphane üyeliği
  2. Konaklama ücretleri
  3. İdari masraflar
  4. Laboratuvar ve ekipman bakım masrafları

Hibeler için Bütçe Hazırlama Tavsiyeleri

Hibe teklifi bütçenizi, hibeyi gözden geçirecek olan kişi üzerinde mükemmel bir izlenim bırakacak şekilde sunmanız gerekmektedir. Aksi halde bütçenizdeki bir hatadan veya eksiklikten dolayı proje başvurunuz reddedilebilir. Proje teklifinizin diğer bölümlerinde anlattığınız hikayeyi bir bütün olarak düşünmeniz ve bütçe kısmınızın da bu hikayeye uygun olmasını sağlamanız gerekmektedir. Böylece okuyan ve değerlendirecek olan kişi veya kişiler projenize hakimiyetinizi ve de bütçenizin sağlamlığını hissedebilecekler.

Bu konuda verilebilecek en iyi tavsiye, fon veren kurum veya kuruluşların proje yazma yönergelerinin detaylı bir biçimde incelenmesi olabilir. Başvuruyu yazarken bütçe maliyetlerinin hem “makul” hem de “kabul edilebilir ve tahsis edilebilir” olması gerektiğini unutmayın. Şimdi size vereceğimiz temel ipuçlarını izlemeniz faydalı olabilir:

  • Bütçenizi yeni bir sayfadan başlayacak şekilde yazın.
  • Şekilleri doğru şekilde hizaladığınızdan emin olun.
  • Verilerinizi iki kez kontrol edin ve eğer yapabiliyorsanız sayılarınızı yuvarlayarak tam sayılar şeklinde verin ve okunmasını kolaylaştırın.
  • “Bütçe Kategorisi, Talep Edilen Fonlar, Yerel Katkılar ve Proje Toplamı” gibi sütun başlıklarını tablonuza dahil edin ve detaylı ve anlaşılabilir bir bütçe tablosu oluşturun.

Okunması ve anlaşılması kolay olacak şekilde bütçenizi düzenleyin. Bütçenizi başka bir kişiye gösterebilirsiniz. Bu kişi yazdıklarınızı kolayca ve doğru bir şekilde anlayabiliyor mu? Değilse, tablolarınıza geri dönün ve yeniden düzenleyin.

Hibeler için Doğrudan Maliyetler

Hibenizin doğrudan maliyeti, hibe bütçenizin belki de en kritik kısmıdır. Bu kısım sizin fon kaynağından doğrudan istediğiniz fonların kendisidir. Doğrudan maliyetler genellikle şunları içerir:

  1. Personel maliyetleri: Projeniz personel maliyetlerini karşılamanızı gerektiriyorsa, bu maaşı “personel” kategorisine dahil edin. Yeni çalışanlar işe alıyorsanız, gerçek maaşı belirlemek zor olabilir. Bunu doğru bir biçimde yapabilmek için benzer pozisyonlardaki program çalışanlarına ne kadar ödeme yaptıklarını öğrenmek ve benzer kuruluşlara danışmaktır. Çevrimiçi kaynaklar da bu konuda size yardımcı olabilir. Bir maaşın yıllık ücret mi yoksa saatlik ücret mi olduğunu detaylıca belirtin. Saatlik ise, saat başına 10 TL X haftada 40 saat X yılda 52 hafta = 20800 TL gibi saatlerin ve haftaların dökümünü detaylıca gösterin.
  2. Maaş dışında verilen haklar: Yan haklar, işverenin bir çalışan için ödemesi gereken vergiler ve sosyal yardımlardır. Brüt maaşa dayalı olarak, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun büyüklüğüne ve onun sosyal yardım paketine bağlı olarak genellikle ortalama yüzde 25 civarındadır. Yasaların gerektirdiği yan ödemeler arasında sosyal güvenlik ve sağlık giderleri, bazı işsizlik vergileri ve sigortası bulunmaktadır. Diğer yardımlar arasında sağlık sigortası ve ücretli hastalık izni de bulunmaktadır. Bütçenizdeki yan ödemeleri listelerken, bir proje hakeminin hangi yan faydaları içerdiğini bilmemesi durumunda, yasal referanslarınızı ek belge olarak eklemeyi ve not ettiğinizden emin olun.
  3. Seyahat: Çoğu zaman seyahat masrafları proje teklifinin bütçesine dahil edilebilir. Seyahat masrafları çok dikkatle incelenen bir kalem olsa da, onları onaylatmanın bazı yolları vardır. Seyahatin neden gerekli olduğuna dair kesin formüller ve belgeler sağladığınızdan emin olun. Bir uçak bileti ücretini, bir otelin gecelik fiyatını ve kalacağınız gece sayısını ve bir yemek ödeneğini ekleyin. Bunu yaparken gerçekçi ama makul rakamlar kullanın.
  4. Ekipmanlar: Fon veren kurum ve kuruluşlar genellikle ekipman alımını çok dikkatle incelerler. Ekipman maliyetlerini anlamalarına yardımcı olmak için, ekipmanın bu proje için ne kadar çok gerekli olduğunu ispatlamanız gerekiyor. Program ihtiyacını ve bu ekipmanın projenin yürütüleceği yerde olmadığını veya kullanımının yetersiz olduğunuz beyan edebilecek destek belgelerinizi mutlaka başvuru esnasında verin. Ekipman maliyetleri iyi tanımlanmalıdır ve spesifikasyonları yani teknik özellikleri ve detayları mutlaka içermelidir. Bunun yanı sıra, komiteler, personel üyeleri ve gönüllüler için raporları ve diğer belgeleri yeniden oluşturmak için lazım olacak yüksek hızlı bir fotokopi sistemi gibi yeni ofis ekipmanları da bütçenize ekleyebilirsiniz. Ama tabii ki bunu yaparken almak istediğiniz fotokopi makinesinin projenizi yönetmeye nasıl yardımcı olacağını açıklamalısınız.
  5. Gereçler: Fon veren kurum ve kuruluşlar malzemeleri farklı şekillerde nitelendirir veya tanımlar. Bu bölümü eklemeden önce daima finansman kaynağına danışmanızda fayda var. Sarf malzemelerinin projenizi başlatmaya ve yürütmeye nasıl yardımcı olduğunu açıklamalısınız. Bu sarf malzemelerini de bilimsel ve ofis olarak kategorilendirebilirsiniz. Ayrıca, malzemeleri genel ofis malzemeleri, eğitim ve öğretim malzemeleri ve bilgisayar malzemeleri gibi alt kategorilere de ayırmanız sizin için iyi olacaktır.
  6. Ayni Katkılar: Ayni katkılar, kuruluşa bağışlanan mal veya hizmetlerdir. Bu hizmetler veya katkılar çoğu zaman birçok finansman kaynağı tarafından eşleşen fonlar olarak kullanılabilir. Ayni katkı örnekleri şunları içerir:
  • Kurumsal gönüllüler ve ücretsiz profesyonel hizmetler
  • Bir bina ve yardımcı programların kullanımı
  • Reklam
  • Bilgisayar bağışı veya diğer teknik kaynaklar
  • Ulaşım

Bu hizmetlerin veya malların değerini “piyasa değerine” dayandırın. Örneğin, vasıfsız bir pozisyonda çalışan bir gönüllü, asgari ücret oranları üzerinden hesaplanacaktır. Bunu bir bütçede belirtmek için, 5 gönüllü çalışan X 20 TL saatlik X haftada 5 saat X 36 hafta = 18000 TL gibi bir formül ekleyebilirsiniz. Ayni katkılar, programınızın topluluk desteğinden yararlandığına dair kanıt sağladıkları için gözden geçiren hakemleri olumlu yönde etkileyebilir.

Hibeler için Dolaylı Maliyetler

Hibeniz için dolaylı maliyetler yani “genel giderler” yönetim ve tesisler için maliyetlerdir. Örneğin; bina maliyetleri, sigorta, araçlar, çöp toplama, profesyonel temizlik hizmetleri vb. gibi maliyetler bu kategoriye dahil edilir. Bazen toplam dolaylı maliyetlerin bir yüzdesi bir finansman kaynağı tarafından geri ödenebilir, ancak yalnızca dolaylı bir maliyet oranı hibe veren tarafından müzakere edilmiş ve onaylanmışsa geri ödenebilir. Bütçenize herhangi bir dolaylı maliyet kategorisini dahil etmeden önce, teklif talebi ve hibe yönergelerini baştan sona okuduğunuzdan emin olun. Bu kaynaklar, dolaylı maliyetlerin bu hibe programına uygulanıp uygulanmadığını size söyleyecektir.

Özet

Rakamlar sizin uzmanlık alanınız değilse, çalıştığınız ofisinizden veya muhasebecinizden veya daha önce bir bütçe planı hazırlamış birisinden yardım almayı unutmayın. Hibe söz konusu olduğunda asla yalnız gitmeyin. Programlardan, iş adamlarınızdan ve insan kaynakları çalışanlarınızdan sorumlu kişilerden oluşan bir ekip oluşturun. Hepsine ihtiyacınız olacak.

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
X

Ücretsiz makalelerinizi tükettiniz.

Araştırma yazarlığı ve akademik yayıncılık konusundaki tüm kaynaklarımıza sınırsız erişim sağlamak için ücretsiz üye olun:

  • 320 + blog makaleleri
  • 50+ Web Seminerleri
  • 10+ Uzman podcast
  • 10+ e-Kitap
  • 10+ Kontrol Listesi
  • 50+ İnfografikler
We would like to show you notifications for the latest news and updates.
Dismiss
Allow Notifications