18

Hibe ve Proje Başvurusu Sırasında Veri Yönetim Planları Nasıl Yazılır?

This article is also published in English, Russian, Spanish, and Portuguese.

Birçok finansman kuruluşu, hibe tekliflerinin verilerin nasıl yönetileceğini ve diğer araştırmacılarla nasıl paylaşılacağını belirlemesini şart koşmaya başladı. Örneğin, ABD’deki Ulusal Bilim Vakfı (NSF) artık tüm finansman tekliflerinin mümkün olan en kısa sürede yeni ilerlemeleri teşvik etmek ve sonuçların hızlı bir şekilde değerlendirilmesini sağlamak için bir veri yönetim planı içermesini şart koşuyor. NSF, araştırmacıların, NSF hibeleri kapsamında çalışma sırasında oluşturulan veya toplanan birincil verileri diğer araştırmacılarla paylaşmalarını bekliyor. Benzer bir mantıkla Türkiye’nin NSF’I olarak bilinen TÜBİTAK da artık veri yönetim planı olmayan hibe başvurularını değerlendirmeye almıyor. Bu kapsamda veri yönetimi planını şu şekilde tanımlayabiliriz: verilerin makul bir süre içinde ve ekstra bir maliyet oluşturmadan nasıl kullanıma sunulacağını göstermesi gereken bir rapordur.

Bu nedenle hibelere ve çeşitli projelere başvuru sırasında bilmemiz gereken önemli bir husus da veri yönetim planı yapmaktır. Peki veri yönetim planı nedir? Hibe başvurusunda veri yönetim planının önemi nedir? İşte tüm bu sorular için yazımızda detaylı cevapları bulacaksınız. Bir veri yönetim planının unsurlarının detaylandırılması genellikle şu şekilde yapılmaktadır:

  • Veri toplama
  • Belgeler ve meta veriler
  • Etik ve yasal uyumluluk
  • Depolama ve yedekleme
  • Seçim ve koruma
  • Bilgi paylaşımı
  • Sorumluluklar ve kaynaklar

Veri yönetimi planları, araştırmacılar tarafından bir proje planlarken ve hibe teklifi yazarken hazırlanan belgelerdir. Genellikle şu içeriklere sahip olurlar:

  • Toplanacak veri türleri
  • Veri ve meta veri standartları dahil veri formatı
  • Verilerin diğer araştırmacılar tarafından erişimini ve yeniden kullanımını etkileyen politikalar da dahil olmak üzere veri paylaşım planları
  • Verileri arşivleme ve koruma planları.

Veri yönetimi planları için bir şablon ihtiyacını olduğunda DMPTool adı verilen şablon arşivine göz atabilirsiniz. Bu araç, çeşitli fon sağlayıcılarının politikalarını içerir. Yani veri yönetimi planı yazma belgelerinde listelenmesi gereken özel gereksinimleri size sunar. Bu araç sayesinde korunan şablonları kullanabilirsiniz, ancak her araştırmacının, güncel plan hazırlama kuralları için her zaman program görevlilerine veya politika belgelerine danışmasını öneriyoruz. Mesela hibe önerinizi eğer TÜBİTAK’a yapacaksanız bu kurumun arşivlerine ve politikalarına dikkat vermeniz tavsiyemizdir.

Hibe Başvurusu Sırasında Veri Yönetim Planı Hazırlamanın Önemi

Hibe teklifinde veri yönetimi, bir araştırma veya proje döngüsü sırasında üretilen verilerin bakımı ve verilere verilen özendir. Bu çerçevede veri oluştururken ve düzenlerken, veri işleme yaparken, veri analizi yaparken, verileri korurken ve arşivlerken, verilere erişim izni verirken ve verileri yeniden kullanmak gerekirken neleri nasıl yapacağınızı göstereceğiniz bir planlar bütünü olur. Bu sayede de verilerinizi iyi yönetebilirsiniz. Bu, standartlaştırmayı, tekrarlanabilirliği ve araştırmanızı minimum zaman ve çabayla başkalarına yayma becerisini sağlamanın en iyi yollarından biridir.

Veri Nedir?

Sürekli veri yönetimi ve planlardan bahsettik ancak veri ne demektir? Buna da değinmekte yarar var. Veriler şu şekilde tanımlanır: bilim camiasında araştırma bulgularını doğrulamak için gerekli olduğu genel olarak kabul edilen materyallerdir. Ancak şunlardan hiçbiri veri değildir: ön analizler, bilimsel makale taslakları, gelecekteki araştırmalar için planlar, meslektaş incelemeleri veya kurumlarla iletişimler için gerekli kabul edilen kayıtlı olgusal materyaller. Bu materyaller, fiziksel nesneleri (örneğin laboratuvar numuneleri) hariç tutar. Ayrıca, bir araştırmacı tarafından yayınlanana kadar gizli tutulması gereken ticari sırlar, ticari bilgiler, materyaller veya kanunla korunan benzer bilgiler; ve açıklanması açıkça haksız fiil teşkil edecek personel ve tıbbi bilgiler ve benzeri bilgiler, bir araştırma çalışmasında belirli bir kişiyi tanımlamak için kullanılabilecek bilgiler gibi kişisel mahremiyetin ihlali de veri olarak kabul edilmemektedir.

Veri Yönetim Planı Detayları

Bir veri yönetim planı, üretilecek veri türlerini, bunların nasıl yönetileceğini ve araştırma sonuçlarının diğer araştırmacılara nasıl erişilebilir hale getirileceğini açıklayan, iki sayfadan uzun olmayan ek bir belgedir. Plan, (genellikle) ek bir belgedir ve proje açıklaması için genelde şart koşulan 15 sayfalık ana metin sınırın bir parçası değildir. Bu durum her proje başvurusu için değişebilir. Bu nedenle hibeyi veren kurum ve kuruluşun hibe yazma kılavuzuna başvurmanız önemlidir.

Veri yönetimi planları aşağıdaki sorunları ele almalıdır:

  • Hangi veriler üretilecek?
  • Veri ve meta veri formatı için hangi standartlar kullanılacak?
  • Verilere erişim ve veri paylaşımı için hangi politikalar mevcuttur?
  • Verileri, örnekleri ve diğer araştırma ürünlerini arşivlemeye ve bunlara erişimi korumaya yönelik planlar nelerdir?

Bir veri yönetim planı için resmi ve tek bir şablon olmasa da, bir planda ele alınması gereken konuların açıklaması aşağıda verilmiştir.

A) Üretilen veri türleri:

Bu bölümde, üretilecek veri miktarı (biliniyorsa) ve içeriği de dahil olmak üzere verilerin kısa bir açıklamasını veriyorsunuz. Proje hassas nitelikte veri toplayacaksa, bunu burada not etmeli ve sonraki bölümlerde üzerinde düşünmelisiniz.

Veri türlerine örnek olarak metin, müfredat materyalleri, elektronik tablolar, resimler, 3D modeller, yazılım, ses dosyaları, video dosyaları, saha gözlem raporları, anketler ve değerlendirme kayıtları olabilir. Eğer hali hazırda mevcut verileri kullanacaksanız, bu verileri nereden ve nasıl elde edeceğinizi belirtmeniz gerekiyor.

B) Veri ve meta veri standartları:

Burada verilerinizin biçimini ve nasıl oluşturulacağını veya elde edileceğini açıklayacaksınız. Başka bir araştırmacının verileri kullanabilmesi için hangi ayrıntılara (meta veriler) ihtiyaç duyacağını düşünmelisiniz. Örneğin, değişkenleri ve dosyaların nasıl yapılandırıldığını açıklamak için bir “beni oku dosyası” gerekebilir. Mevcut standartlar yoksa veya yetersizse, önerilen çözümlerle birlikte bunu belgelemelisiniz. Veriler, ham biçimde kamuya açıklanmasını engelleyen hassas bir yapıya sahip olacaksa, erişimin nasıl sağlanacağını burada belirtmelisiniz (örneğin verilerin anonim hale getirilmesi, toplulaştırma düzeyi, resmi izin anlaşmaları, erişilebilir kılmak için erişimin kısıtlanması gibi). Bu konuyu ele alırken Kurumsal İnceleme Kurulu Protokolündeki yükümlülüklere uymak için attığınız adımları göz önünde bulundurun. Meta verilerin hangi formu alacağını, verileri anlamlı kılmak için hangi ayrıntıların gerekli olduğunu ve hangi meta veri standardını kullanacağınızı ve bunları neden seçtiğinizi tartışın (örneğin kabul edilen etki alanı-yerel standartlar, yaygın kullanım gibi).

C) Erişim ve paylaşım politikaları:

Bu bölümde, verilerin nasıl ve ne zaman kullanılabilir hale geleceğini açıklamanız gerekir. Burada ele almanız gereken sorunlar şunlardır:

  • Verileri nasıl kullanılabilir hale getireceksiniz? (Verileri kullanılabilir hale getirmek için gereken kaynakları adresleyin: ekipman, sistemler, uzmanlık, vb.)
  • Verileri ne zaman kullanıma sunacaksınız?
  • Verilere erişim elde etme süreci nedir?
  • Erişim ücretli olacak mı?
  • Sorumlu araştırmacı, verileri daha geniş bir dağıtım için kullanıma sunmadan önce kullanma hakkını ne kadar süreyle elinde tutacaktır?
  • Siyasi/ticari/patent gerekçeli ambargo süreleri var mı? (Eğer öyleyse, ayrıntı verin.)
  • Verilerin fikri mülkiyet haklarını kim elinde tutacak ve bu veri erişimini nasıl etkileyebilir?

D) Yeniden kullanım, yeniden dağıtım politikaları:

Bu konuyu ele alırken, verilerle kimlerin ilgilenebileceğini biraz düşünün. Verilerinizi kimlerin kullanmasına izin verileceğini, verilerinizi nasıl kullanmasına izin verileceğini ve verilerinizi yaymalarına izin verilip verilmeyeceğini belirleyin. Verilerin erişimini, kullanımını veya yayılmasını kısıtlamayı planlıyorsanız, bu kısıtlamaları nasıl kodlayacağınızı ve ileteceğinizi açıklamanız gerekir. Verilere izin kısıtlamaları getirilmesi gerekiyorsa, bunu burada tartışın.

E) Arşivleme ve koruma planları:

Bu bölümde, verileri korumak, düzenlemek ve arşivlemek için uzun vadeli stratejiyi tartışın. Verilerinizin depolanacağı adresi (arşiv, havuz veya veritabanını adlandırın) ve amaçlanan uzun vadeli depolama sitenizin verileri saklaması ve yedeklemesi gereken prosedürleri tartışın. Verileri saklama ve veri paylaşımına hazırlamak için dönüşümler gerekiyorsa, verileri yeniden kullanılabilir hale getirmek için verilerle birlikte sunulacak veya saklama/dönüştürmede oluşturulacak meta veriler/belgeler ile birlikte bunu belirtmeyi unutmayın. Verilerin proje süresinin ötesinde ne kadar süreyle tutulacağını belirtin.

Özet

Bu metin bir rehber görevi görecek ve araştırmacılara araştırma verilerini yönetmenin çeşitli aşamalarını planlamada yardımcı olacaktır. Ayrıca hibe tekliflerinde gerekli olan veri yönetim planlarının da detaylı bir biçimde hazırlanmasına faydalı olacaktır.

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
X

Ücretsiz makalelerinizi tükettiniz.

Araştırma yazarlığı ve akademik yayıncılık konusundaki tüm kaynaklarımıza sınırsız erişim sağlamak için ücretsiz üye olun:

  • 320 + blog makaleleri
  • 50+ Web Seminerleri
  • 10+ Uzman podcast
  • 10+ e-Kitap
  • 10+ Kontrol Listesi
  • 50+ İnfografikler
We would like to show you notifications for the latest news and updates.
Dismiss
Allow Notifications