Akademik konferanslar önemlidir, bu tartışmasız, fakat bu konferansların yapılmasından daha da önemli bir şey var. O da nerede yapıldığı!
– Sırf egzotik olsun diye kimsenin gelemeyeceği bir adada veya uzak bir yerde konferans yapılmamalıdır.

presentation (1)

– Çok fazla turistik yerler de akademik konuların tartışılacağı bir konferans için uygun değildir. Çünkü bu tarz yerlerde katılımcıların dikkatini fazla dağıtmamak için çok kısıtlı bir program yapılır. Bu da verimsiz bir konferansa neden olur.

Kısa olması daha iyidir
Akademik konferanslar ve toplantılar genellikle yılda bir kez yapıldığı için konuşulacak konu ve konuşacak kişi sayısı oldukça fazla olabilir. Bu durum da konferansın günler sürmesine neden olabilir. Bu tarz organizasyonlarda zamanı uygun bir şekilde belirlemek oldukça büyük önem teşkil eder. Ne çok uzun ne çok kısa olmalıdır:

– Uluslararası konferanslar yolculuk süresini de hesaba kattığınızda biraz daha uzun olabilirler.

– Eğer program çok yoğun ise aynı zaman diliminde paralel oturumlar yapılabilir. Her paralel oturum diğerini kaçıranlar için bir fırsat olabilir. Böylece konuşmaları geriden takip edenler de aynı zamanda konferansa katılmış olurlar.

– Oturum sürelerini kısa tutmak konuya daha fazla odaklanılması ve dikkatin dağılmaması için tercih edilir.

– Genel oturumlar herkese açık olmalı ve konferansın açılışında yapılmalıdır.

Teknoloji kullanımı yeterli olmalıdır
Konferansta paralel oturumlar yapılıyorsa bazı katılımcılar diğer konuşmaları kaçıracaktır. İyi organize edilmiş bir akademik konferansta, konuşmacıların sunumları ve videoları kaliteli bir şekilde kaydedilmeli ve konferans sonunda isteyen katılımcılara verilmelidir. Konferansta bunun için belli noktalar olabilir. Bu sayede akademisyenler istediği kişinin sunumunu alıp evde tekrar izleyebilir.

Aşırı bilgi yüklemesine karşı uyanık olun
Bazı konferanslarda öğle ve akşam yemekleri de sponsorlu bir şekilde yapılır. Bu durumda da sponsor sunumları veya bazı çalışma oturumları yemek esnasında gerçekleştirilir. Organizatörler böyle bir durumda katılımcıları aşırı bilgi yüklemesinden kurtarmalıdırlar.

– Katılımcıların konuşmacıya soracağı belli sorular yoksa sunumlar elden dağıtılıp evde okunabilir.

– Katılımcılar insanlar ile tanışmak ve fikirleri tartışmak için oradadırlar, her dakika ayrı bir sunum dinlemek için değil!

– İyi bir konferans katılımcıların birbirleri ile tanışması ve işbirliği kurması için fırsatlar yaratır. Hernekadar çoğu konferans web tabanlı veya Skype üzerinden gerçekleştiriliyor olsa da, en yararlı işbirlikleri halen yüz yüze yapılan görüşmelerde ortaya çıkmaktadır.

Etkinliğe niçin geldiğinizi unutmayın
Bir akademik konferansa giderken belli bir amacınız olsun. Oradan ne alabileceğinize veya kimlerle tanışmanız gerektiğine karar verin. Büyük ihtimalle bu konferanslara katılmak için belli bir para da vermiş olacaksınız, bu yüzden katılma amacınız ne ise onu gerçekleştirmeden oradan dönmeyin:

– Konunuz ile alakalı lider kişilerin oturumlarını kaçırmayın. Onları mutlaka bulun ve gerekirse tanışın.

– Alanınızdaki diğer kişiler ile mutlaka tanışın ve iyi ilişkiler kurun. Eğer orada konuşmak mümkün olmuyorsa karşılıklı iletişim bilgilerinizi alın ve dışarıda görüşmek için zaman ayarlayın.

– Araştırmanıza katkıda bulunabilecek potansiyel kişileri arayın ve bulun. Bunu yapmak için gelmeden önce konferans katılımcılarının listesini organizatörlerden isteyin ve buradan tanışmak istediğiniz kişilerin kısa bir listesini çıkarın.

– En önemlisi ise araştırmanıza fon sağlayacak kişi veya kurumlar ile tanışmanın bir yolunu bulun. Bunun için en iyi yerler öğle veya akşam yemekleridir. Bunlara mutlaka katılmaya çalışın ve potansiyel kişiler ile tanışın.

Share Button